Manual De Funciones

 Gerencia general

Funciones y Autoridad:

El Gerente General de  la papelería nacional Ltda.  Actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas  operativas, administrativas y de calidad en base a las decisiones tomadas por la empresa.

Es el responsable de supervisar  que las demás dependencias desempeñen cumplidamente las labores asignadas para el buen funcionamiento de la empresa;

Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios

Que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

Funciones principales:

ü  Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

ü  A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

ü  Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios

Para el desarrollo de los planes de acción.

ü  Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional

  Liderada por su gerente.

ü  Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la empresa.

Supervisora

Funciones y Autoridad:

Apoyar la labor de la contadora, clasificación, registro análisis y archivo de las operaciones y registros de la empresa correspondientes a las ventas, para ilustrar de forma ordenada, clara y oportuna los movimientos y transacciones del área de ventas de la empresa.

Funciones principales:

ü  Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.

ü  Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de las ventas.

ü  Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en

       Relación a los pedidos y entregas de los productos y servicios.

ü  Verificar los registros contables y administrativos del departamento de ventas, e informar las novedades y resultados de los mismos.

ü  corregir los errores detectados o rechazar e informar a los responsables

      Para su corrección según aplicación contable y las políticas y

      Procedimientos de la empresa.

 Talento humano

Funciones y Autoridad:

Es el conjunto de procesos necesarios para dirigir a las personas dentro de una empresa, partiendo del reclutamiento, la selección, la capacitación, la evaluación del desempeño, las recompensas, la salud ocupacional y el bienestar general de los trabajadores.

La gestión del talento humano significa conquistar y mantener personas dentro de la organización que trabajen y den lo máximo de sí mismos con actitud positiva y favorable para lograr los objetivos y metas de la empresa; mide la actividad, el esfuerzo de las personas y la eficiencia de las actividades realizadas en el área de recursos humanos.

Funciones principales:

ü  Adelantar programas de inducción y re inducción para todo el personal de la administración dando a conocer normas, reglamento de trabajo, etc., y hacerlos cumplir.

ü  Dirigir, coordinar y adelantar el proceso de selección y contratación de personal, dando cumplimiento a lo establecido legalmente para servidores públicos, según sea el caso. (trabajadores oficiales, carrera administrativa, libre

Nombramiento y remoción)

ü  Atender y resolver las solicitudes y problemas de los servidores desde el punto de vista laboral y personal para el mejor desarrollo en sus funciones.

Secretaria

Funciones y Autoridad:

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa. Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y sea responsable.

Funciones principales:

ü  Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

ü  Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

ü  Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

ü  Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

ü  Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

ü  Mejora y aprendizaje continúo

  Vendedora

Funciones y Autoridad:

El vendedor tiene que estar absolutamente convencido de la venta del producto, de la posición y ética de su empresa; fanáticamente convencido de la excelencia y la calidad de su trabajo.

Funciones principales:

ü  Debe realizar un conjunto de actividades que le permita lograr determinados objetivos como: retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes y mejorar la participación en el mercado.

ü  Establecer un nexo entre el cliente y la empresa

ü  Asesorar a los clientes

contabilidad

Funciones y Autoridad:

Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios.

 Incumbe a la Contadora General, cuidar de que pueda disponerse de la información necesaria para la dirección de la empresa. A tal fin, actuando de acuerdo con la Gerente y bajo la dirección del mismo.

Funciones principales:

ü   Llevar el Establecimiento de cuentas adecuadas, que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a la gerente. Sin ello es imposible obtener los datos de una manera sistematizada y exacta.

ü  Un sistema de registros diarios que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas.

ü  Los diferentes tipos de comprobantes de Diario, que han de obrar como medio para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de recopilación.

La preparación de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operación hasta que se refleja en los informes y su efecto final en la situación financiera de la empresa.